Office 365 Éducation, qu'est-ce qui est gratuit ou pas ?

La Vitrine technologie-éducation (VTÉ) a invité Joël Quimper, conseiller en stratégies technologiques pour le réseau de l'éducation chez Microsoft Canada, à faire le point lors du webinaire Office 365 Éducation, qu'est-ce qui est gratuit ou pas ?, qui s'est déroulé le jeudi 25 février 2016 et dont vous trouverez les aspects essentiels à retenir ci-dessous.

Enregistrement vidéo du webinaire de la VTÉ en collaboration avec Microsoft Canada

Tout d'abord, il faut distinguer :

• Les offres individuelles (Office 365 Université, Office 365 Personnel, Office 365 Famille et étudiants, Office Online, Office Mobile, Office pour Mac, etc.), que chaque personne en éducation peut décider d'acquérir.
• L'offre institutionnelle (Office 365 Éducation), que chaque établissement d'enseignement peut décider de proposer à son personnel enseignant, administratif et à ses étudiants. C'est de cette dernière offre dont il est question dans le webinaire. 

L'offre Office 365 Éducation est fournie sans frais supplémentaires aux établissements ayant souscrit un contrat d'acquisition de licences et de services en volume Enrollment for Education Solutions (EES) auprès de Microsoft.

À ce jour, l'offre Office 365 Éducation de Microsoft Canada intègre :

• Des fonctionnalités standards (Office Online, Sharepoint et ses dérivés, OneDrive illimité pour chaque utilisateur, le courrier électronique avec 50Go d'espace de stockage ainsi que des fonctions d'archivage et de gestion de la conformité, etc.).

• Des fonctionnalités complémentaires activables au besoin par le gestionnaire de la console d'administration (Sway, Skype Entreprise, Yammer, Project Online ou encore ProPlus, c'est-à-dire la possibilité de télécharger les logiciels de la suite Office, par exemple). Il est à noter que parmi ces fonctionnalités, certaines peuvent être payantes (comme Project Pro).

Comment savoir si votre établissement est admisible ?

Pour le savoir, il suffit de cliquer ici. Cette page permet de savoir si votre établissement a signé une entente EES avec Microsoft Canada et si les employés et les étudiants bénéficient par défaut de la fonction de libre-service de Microsoft Canada.

Qui gère l'activation des utilisateurs ainsi que les services d'Office 365 ?

Par défaut, la fonction libre-service de Microsoft Canada permet l'activation des services Office 365 par l'envoi d'un courriel, et cela, sans aucune intervention du service informatique de l'établissement. À partir de cette considération générale, plusieurs cas de figure s'appliquent :

• Cette liste a été établie par Microsoft Canada sur la base du nom de domaine Internet principal habituellement associé à chacun des établissements. Or, il est possible que les adresses de certains services en ligne (comme celles des courriels offerts aux étudiants, par exemple) utilisent un autre nom de domaine et que, dès lors, ce dernier ne soit pas reconnu. Dans ce cas, il suffit que le service informatique en informe Microsoft Canada. Tout comme le service informatique pourrait décider de vouloir reprendre la gestion à l'interne d'Office 365 sur simple demande auprès de l'éditeur.
• Il est possible que le service informatique d'un établissement ait déjà activé son environnement Office 365 pour le lier avec les utilisateurs et les groupes de l'annuaire électronique de l'établissement et vouloir ainsi en assurer la gestion à l'interne. Dans ce cas, les demandes d'activation depuis la fonction libre-service de Microsoft Canada n'aboutiraient pas, mais un mécanisme similaire devrait être mis à la disposition des employés et des étudiants sur l'intranet de l'établissement.
• L'administrateur de la console d'administration d'Office 365 a également la possibilité de désactiver l'inscription de son établissement auprès de Microsoft Canada sans avoir à fournir de raison.

Sur combien d'appareils peut-on déployer Office 365 ?

À ce jour, et dans la mesure où le téléchargement des logiciels de la suite Office Pro Plus a été activé par votre administrateur Office 365, chaque utilisateur peut installer Office 365 Éducation sur cinq ordinateurs ainsi que sur cinq tablettes et cinq cellulaires intelligents à la condition qu'ils soient munis des systèmes d'exploitation Windows, MacOS, iOS ou Android. Chaque utilisateur peut consulter et gérer l'état de ses installations depuis son compte Office 365.

Téléchargement et choix de la version de la suite Office ?

C'est également l'administrateur Office 365 qui détermine la version que les utilisateurs, – à la condition qu'ils disposent d'une licence Pro Plus –, pourront télécharger. Parmi les options de la section paramètres des services et logiciels de l'utilisateur * sur la console d'administration d'Office 365, il est possible d'imposer le téléchargement de la plus récente version uniquement (Office 2016) ou de la compléter par la version précédente (Office 2013). C'est également dans cette section que l'administrateur peut permettre le seul téléchargement de Skype Entreprise, par exemple.

*Ce lien n'est accessible qu'aux seuls administrateurs d'Office 365. 

Comment ajouter des fonctionnalités à Office 365 ?

Il est possible d'ajouter de nouveaux services et modules sous forme d'abonnements * depuis la console d'administration d'Office 365. Les termes et conditions y sont indiqués. Certains peuvent être ajoutés sans frais supplémentaires (Project Online, Azure Rights Management ou Power BI, par exemple), alors que d'autres sont payants (comme Power BI Pro, Visio Pro ou les modules Microsoft Dynamics CRM), selon les licences installées dans votre instance d'Office 365 *. À noter que d'un point de vue technique, il n'y a aucune différence entre les licences Enseignants et les licences Étudiants, dont le seul but est de faciliter la distinction de ces deux groupes d'utilisateurs.

* Ces liens ne sont accessibles qu'aux seuls administrateurs d'Office 365.  

Que deviennent les données au départ d'un étudiant ou un d'employé ?

Lorsque l'établissement d'enseignement désactive un compte Office 365, cela plusieurs conséquences :

• En ce qui concerne les logiciels de la suite Office installés sur les équipements de l'utilisateur : 

L'utilisateur va disposer d'un mois avant de devoir saisir une nouvelle adresse afin de pouvoir continuer à les utiliser. Si entre-temps l'utilisateur travaille ou étudie dans un autre établissement, il lui suffira de saisir sa nouvelle adresse de courriel au sein du nouvel établissement. S'il venait à quitter le milieu de l'éducation, l'utilisateur devra acquérir une des offres individuelles évoquées ci-dessus pour continuer à utiliser Office 365.

• En ce qui concerne les données (courriels, contenu de l'espace OneDrive, données sur Sharepoint, etc.) : 

Il est de la responsabilité de l'utilisateur de les transférer dans les services de son nouveau compte ou de les retirer avant qu'il ne puisse plus accéder aux services Office 365 associés à son ancien établissement de rattachement. Microsoft suggère aux établissements d'établir une procédure au sein de laquelle un délai administratif sera défini afin de laisser le temps à l'utilisateur de trouver une solution alternative. À partir du moment où l'établissement désactive un compte, il est conseillé de ne pas le détruire, mais de le placer en Legal Hold pour le geler et permettre à l'utilisateur de retrouver son environnement dans le cas où il redeviendrait étudiant ou employé, et ce, dans un certain délai.

• Pour éviter cette situation, les utilisateurs pourraient préférer acquérir une des offres Office 365 individuelles, qui le rendra indépendant mais avec moins de capacité et de fonctionnalités. Ou il pourra encore acquérir pour 11 $ une licence perpétuelle, sous certaines conditions, avec le programme d'utilisation à domicile intitulé Home Use Program (HUP).

Quels sont les composantes et les services Azure intégrés dans Office 365 ?

La composante essentielle des services Azure est intégrée à Office 365. Il s'agit d'Azure Active Directory (AD) qui gère tous les utilisateurs Office 365 et, accessoirement, de Azure Rights Management. L'inscription et l'accès à la console d'administration de Microsoft Azure, accessibles depuis la console Office 365, sont gratuits. Il est donc possible de gérer des groupes de sécurité, de configurer une authentification unique (SSO) avec Moodle ou encore avec Wordpress, sans frais (avec un maximum de dix applications). L’utilisation de tout autre service Azure occasionnera des frais en fonction de l'utilisation, ce qui explique la demande d'un numéro de carte de crédit.

Qu'en est-il de l'hébergement des données au Canada ?

Microsoft héberge actuellement les données des clients canadiens dans des centres de traitement de données situés aux États-Unis. Microsoft a annoncé la création de deux centres de traitement au Canada (à Québec et à Toronto) afin de traiter localement les données Azure, Office 365 et Dynamics CRM Online. Leur déploiement graduel est en cours. La Vitrine technologie-éducation tiendra ses membres informés de la procédure à suivre pour en bénéficier à partir de l'été 2016.

Quel est le meilleur moyen d'administrer Office 365 ?

Le langage d'automatisation Windows PowerShell est la meilleure façon d'administrer les services d'Office 365. Il est inclus sans frais dans l'offre institutionnelle. De plus, les administrateurs les plus curieux peuvent consulter ici la liste complète des fonctionnalités détaillées d'Office 365.

Peut-on déployer Office 365 dans une image pour les postes des laboratoires, par exemple ?

Il y a deux options pour déployer le client Office. Plutôt que d'utiliser la façon traditionnelle avec la version .MSI, il est préférable d'aller chercher la version dite Click to Run, disponible dans « Déployer manuellement les logiciels des utilisateurs », située dans la section paramètres des services et logiciels de l'utilisateur sur la console d'administration d'Office 365.

Est-ce que Skype Entreprise peut être utilisé pour de la formation à distance pour des groupes de 20 à 30 personnes ?

Oui, Microsoft Canada l'utilise à l'interne régulièrement avec plus de personnes. Tout dépend de la bande passante disponible. Il est aussi possible de raccorder Skype Entreprise avec des équipements Cisco, à condition d'utiliser un pont. De plus, il existe un API permettant d'intégrer Skype Entreprise dans un développement spécifique. Il est possible d'utiliser sur le même poste à la fois la version personnelle de Skype aux cotés de Skype Entreprise. Les problèmes les plus fréquents proviennent plutôt de l'installation de la version du logiciel sur une architecture 32 ou 64 bits qui ne correspond pas. Du point de vue de l'administrateur Office 365, il est également possible d'autoriser la communication entre les deux types d'utilisateurs ou non. Il y a deux façons d'activer cette fonctionnalité. La première consiste à autoriser par défaut toutes les demandes, et la seconde, à n'autoriser que les communications avec une liste de domaines préalablement approuvés. À noter qu'Office 365 permet aussi d'utiliser le protocole Learning Tools Interoperability (LTI) pour échanger des données avec des plateformes d'enseignement et d'apprentissage.

Est-ce que les logiciels de la suite Office gèrent plusieurs comptes Office 365 ?

Oui, il est possible d'utiliser un compte Office 365 Famille et Office 365 Éducation, par exemple sur la même machine en même temps. Pour cela, il suffit de les ajouter dans les services liés à partir de l'article « Compte » du menu Fichier de n'importe quel logiciel de la suite Office 365. Il faut qu'au moins un de ces comptes dispose d'une licence valide.

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